در دنیای تجارت جهانی امروز، حمل و نقل کالاها از یک نقطه به نقطه دیگر، شریان حیاتی کسب‌وکارها محسوب می‌شود. خواه یک شرکت بزرگ چندملیتی باشید یا یک کسب‌وکار کوچک در حال رشد، درک هزینه حمل و نقل و دریافت نرخ‌های دقیق، نقشی کلیدی در مدیریت بودجه، برنامه‌ریزی زنجیره تامین و در نهایت، سودآوری شما ایفا می‌کند. اما اغلب، فرآیند استعلام حمل و نقل می‌تواند پیچیده و گیج‌کننده به نظر برسد. ارائه اطلاعات ناقص یا نادرست می‌تواند منجر به دریافت قیمت‌های غیردقیق، هزینه‌های پنهان و تاخیرهای ناخواسته شود.
این مقاله جامع به عنوان یک راهنمای ضروری برای شما عمل می‌کند و تمام جنبه‌های کلیدی ارائه اطلاعات صحیح به منظور دریافت دقیق‌ترین نرخ‌های حمل و نقل دریایی را تشریح می‌کند. با درک عمیق این عوامل، می‌توانید با اطمینان بیشتری با شرکت‌های حمل و نقل و فورواردرها تعامل داشته باشید و بهترین تصمیمات را برای کسب‌وکار خود اتخاذ کنید.
اهمیت ارائه اطلاعات دقیق
تصور کنید می‌خواهید کالایی را از یک شهر به شهر دیگر ارسال کنید. اگر فقط بگویید “چند جعبه”، آیا می‌توانید انتظار داشته باشید یک قیمت دقیق برای حمل دریافت کنید؟ طبیعتاً خیر. شرکت حمل و نقل برای ارائه یک نرخ مناسب نیاز به جزئیات بیشتری دارد: ابعاد جعبه‌ها، وزن آن‌ها، محتویاتشان و مقصد نهایی. در حمل و نقل بین‌المللی نیز این اصل پابرجاست، با این تفاوت که عوامل بسیار بیشتری در تعیین هزینه دخیل هستند.
ارائه اطلاعات دقیق و کامل نه تنها به شما کمک می‌کند تا از دریافت نرخ‌های تقریبی و غیرواقعی جلوگیری کنید، بلکه مزایای دیگری نیز به همراه دارد:
- جلوگیری از هزینه‌های پنهان: نرخ‌های غیردقیق اغلب شامل هزینه‌های پیش‌بینی نشده‌ای می‌شوند که در نهایت به بودجه شما آسیب می‌رسانند.
- تسریع فرآیند حمل و نقل: اطلاعات کامل به شرکت‌های حمل و نقل اجازه می‌دهد تا برنامه‌ریزی دقیق‌تری انجام دهند و از تاخیرهای احتمالی جلوگیری کنند.
- مقایسه بهتر قیمت‌ها: وقتی اطلاعات یکسانی را در اختیار چندین ارائه‌دهنده خدمات حمل و نقل قرار می‌دهید، می‌توانید قیمت‌ها را به طور عادلانه‌تری مقایسه کنید و بهترین گزینه را انتخاب نمایید.
- ایجاد روابط قوی‌تر با ارائه‌دهندگان خدمات: ارائه اطلاعات دقیق نشان‌دهنده حرفه‌ای بودن شماست و به ایجاد اعتماد و همکاری بلندمدت با شرکت‌های حمل و نقل کمک می‌کند.
حال، بیایید به بررسی دقیق‌تر عوامل کلیدی که در تعیین نرخ حمل و نقل نقش دارند و نحوه ارائه صحیح اطلاعات مربوط به آن‌ها بپردازیم:
1. بندر بارگیری (PORT OF LOADING – POL)
بندر بارگیری، نقطه‌ای است که محموله شما در آنجا بارگیری شده و سفر دریایی، هوایی یا زمینی خود را آغاز می‌کند. ارائه دقیق نام و موقعیت جغرافیایی بندر بارگیری از اهمیت بالایی برخوردار است. اشتباه در این مورد می‌تواند منجر به محاسبه نرخ بر اساس یک بندر اشتباه و در نتیجه، قیمت نادرست شود.
نحوه ارائه اطلاعات صحیح:
- نام دقیق بندر: از نام کامل و رسمی بندر استفاده کنید. از اختصارات غیرمعمول یا نام‌های محلی که ممکن است برای همه آشنا نباشد، خودداری کنید.
- کد بندر (در صورت وجود): برخی بنادر دارای کدهای بین‌المللی مشخصی هستند (مانند کدهای UN/LOCODE). ارائه این کد در صورت اطلاع، می‌تواند به تسریع و دقت فرآیند استعلام نرخ کمک کند.
- موقعیت جغرافیایی (در صورت لزوم): در مواردی که ابهام وجود دارد یا بندر کوچکی است، می‌توانید نام شهر یا کشور محل قرارگیری بندر را نیز ذکر کنید.
چرا این اطلاعات مهم است؟
- تعیین مسیر حمل و نقل: بندر بارگیری نقطه شروع مسیر حمل و نقل است و بر انتخاب کشتی، هواپیما یا کامیون و همچنین مسافت طی شده تأثیر می‌گذارد.
- هزینه‌های بندری: هر بندر دارای تعرفه‌ها و هزینه‌های خاص خود برای بارگیری، تخلیه و نگهداری کالا است.
- در دسترس بودن خدمات: در دسترس بودن خطوط کشتیرانی، ایرلاین‌ها یا شرکت‌های حمل و نقل زمینی در یک بندر خاص بر نرخ حمل و نقل تأثیرگذار است.
2. بندر مقصد (PORT OF DESTINATION – POD)
بندر مقصد، نقطه‌ای است که محموله شما پس از طی مسافت حمل و نقل به آنجا رسیده و تخلیه می‌شود. همانند بندر بارگیری، ارائه دقیق نام و موقعیت جغرافیایی بندر مقصد برای دریافت نرخ صحیح ضروری است.
نحوه ارائه اطلاعات صحیح:
- نام دقیق بندر: از نام کامل و رسمی بندر مقصد استفاده کنید.
- کد بندر (در صورت وجود): ارائه کد بین‌المللی بندر مقصد (مانند کدهای UN/LOCODE) دقت را افزایش می‌دهد.
- موقعیت جغرافیایی (در صورت لزوم): در صورت ابهام یا کوچک بودن بندر، نام شهر یا کشور مقصد را نیز ذکر کنید.
چرا این اطلاعات مهم است؟
- تعیین مسیر حمل و نقل: بندر مقصد انتهای مسیر حمل و نقل را مشخص می‌کند و بر مسافت و مدت زمان حمل تأثیر می‌گذارد.
- هزینه‌های بندری: بندر مقصد نیز دارای تعرفه‌ها و هزینه‌های مربوط به تخلیه و نگهداری کالا است.
- در دسترس بودن خدمات حمل و نقل داخلی: پس از رسیدن محموله به بندر مقصد، ممکن است نیاز به حمل و نقل داخلی تا انبار نهایی وجود داشته باشد. نرخ این حمل و نقل داخلی به موقعیت دقیق بندر مقصد بستگی دارد.
3. کالا (COMMODITY – HS CODE)
شرح دقیق کالای ارسالی و ارائه کد تعرفه هماهنگ شده (HS Code) یکی از مهم‌ترین عوامل در تعیین نرخ حمل و نقل است. HS Code یک سیستم بین‌المللی طبقه‌بندی کالاها است که توسط سازمان جهانی گمرک (WCO) توسعه یافته و برای اهداف گمرکی و آماری در سراسر جهان استفاده می‌شود.
نحوه ارائه اطلاعات صحیح:
- شرح دقیق کالا: یک شرح واضح و دقیق از ماهیت کالای خود ارائه دهید. از اصطلاحات کلی مانند “کالا”، “محصولات” یا “قطعات” خودداری کنید. به عنوان مثال، به جای “قطعات الکترونیکی” بگویید “مدار چاپی برای دستگاه‌های تلفن همراه”.
- کد تعرفه هماهنگ شده (HS Code): اگر از HS Code کالای خود اطلاع دارید، حتماً آن را ارائه دهید. این کد به شرکت‌های حمل و نقل و مقامات گمرکی کمک می‌کند تا ماهیت دقیق کالا را شناسایی کرده و تعرفه‌ها و مقررات مربوطه را اعمال کنند. می‌توانید HS Code کالای خود را از تامین‌کننده، اسناد گمرکی قبلی یا وب‌سایت‌های مربوطه دریافت کنید.
- ارائه MSDS (برگه اطلاعات ایمنی مواد) در صورت لزوم: اگر کالای شما خطرناک است (مانند مواد شیمیایی، باتری‌ها و غیره)، ارائه برگه اطلاعات ایمنی مواد (MSDS) الزامی است. این برگه اطلاعات جامعی در مورد خطرات احتمالی، نحوه حمل و نقل ایمن و اقدامات اضطراری ارائه می‌دهد و بر نرخ حمل و نقل تأثیر می‌گذارد.
چرا این اطلاعات مهم است؟
- تعیین نوع حمل و نقل مورد نیاز: برخی کالاها نیاز به شرایط حمل و نقل خاصی دارند (مانند کالاهای فاسدشدنی که نیاز به کانتینرهای یخچال‌دار دارند یا کالاهای خطرناک که باید طبق مقررات خاص حمل شوند).
- تعیین تعرفه‌های گمرکی و مالیات: HS Code به مقامات گمرکی کمک می‌کند تا تعرفه‌های گمرکی و مالیات‌های مربوط به کالا را تعیین کنند. این هزینه‌ها ممکن است در نرخ حمل و نقل لحاظ شوند یا به طور جداگانه محاسبه گردند.
- رعایت مقررات: برخی کالاها ممکن است مشمول مقررات خاص حمل و نقل باشند. ارائه HS Code به شرکت‌های حمل و نقل کمک می‌کند تا از رعایت این مقررات اطمینان حاصل کنند.
4. حجم (VOLUME)
حجم محموله شما نقش مهمی در تعیین هزینه حمل و نقل دارد، به ویژه در حمل و نقل دریایی و زمینی. حجم معمولاً بر حسب متر مکعب (CBM) اندازه‌گیری می‌شود.
نحوه ارائه اطلاعات صحیح:
- ابعاد بسته‌بندی: ابعاد دقیق هر بسته (طول، عرض و ارتفاع) را به سانتی‌متر یا متر ارائه دهید.
- تعداد بسته‌ها: تعداد کل بسته‌های ارسالی را مشخص کنید.
- محاسبه حجم کل: در صورت امکان، حجم کل محموله را با ضرب ابعاد در تعداد بسته‌ها محاسبه و ارائه کنید.
چرا این اطلاعات مهم است؟
- تعیین فضای مورد نیاز: شرکت‌های حمل و نقل برای تعیین نوع کانتینر یا فضای مورد نیاز در کامیون یا هواپیما به حجم محموله شما نیاز دارند.
- محاسبه هزینه حمل بر اساس حجم: در برخی موارد، هزینه حمل بر اساس حجم محموله محاسبه می‌شود، به ویژه برای محموله‌های سبک با حجم زیاد.
5. شیوه حمل (MOOD – FCL/LCL)
شیوه حمل به نحوه گروه‌بندی و ارسال محموله شما اشاره دارد. دو اصطلاح رایج در حمل و نقل دریایی عبارتند از:
- FCL (Full Container Load): به معنای بارگیری یک کانتینر کامل با محموله یک فرستنده است. در این حالت، شما هزینه اجاره کل کانتینر را پرداخت می‌کنید، صرف نظر از اینکه کانتینر کاملاً پر باشد یا خیر.
- LCL (Less than Container Load): به معنای بارگیری محموله‌های چند فرستنده در یک کانتینر است. در این حالت، هزینه حمل و نقل بر اساس حجم یا وزن محموله شما (هر کدام بیشتر باشد) محاسبه می‌شود.
نحوه ارائه اطلاعات صحیح:
- تعیین شیوه حمل مورد نظر: مشخص کنید که آیا محموله شما به اندازه کافی بزرگ است که یک کانتینر کامل را پر کند (FCL) یا اینکه حجم کمتری دارد و باید به صورت خرده بار (LCL) ارسال شود.
چرا این اطلاعات مهم است؟
- تعیین نوع خدمات حمل و نقل: انتخاب FCL یا LCL بر نوع خدماتی که شرکت حمل و نقل ارائه می‌دهد و همچنین بر هزینه حمل تأثیر می‌گذارد.
- تأثیر بر هزینه: هزینه حمل به صورت FCL معمولاً ثابت برای کل کانتینر است، در حالی که هزینه حمل به صورت LCL بر اساس حجم یا وزن محموله شما متغیر است.
6. سوییچ بارنامه (SWITCH BL)
سوییچ بارنامه (Switch Bill of Lading) یک سند حمل و نقل است که در برخی موارد خاص در تجارت بین‌المللی صادر می‌شود. این سند اساساً جایگزینی برای بارنامه اصلی است و معمولاً شامل تغییراتی در اطلاعات مربوط به فرستنده، گیرنده یا بندر مقصد می‌شود.
نحوه ارائه اطلاعات صحیح:
- اعلام نیاز به سوییچ بارنامه: اگر به سوییچ بارنامه نیاز دارید، باید این موضوع را در هنگام استعلام نرخ به شرکت حمل و نقل یا فورواردر اطلاع دهید.
- ارائه جزئیات مربوطه: دلیل نیاز به سوییچ بارنامه و اطلاعات جدیدی که باید در بارنامه جدید درج شود را به طور واضح شرح دهید.
چرا این اطلاعات مهم است؟
- تأثیر بر فرآیند حمل و نقل و مستندات: درخواست سوییچ بارنامه فرآیند صدور اسناد حمل و نقل را پیچیده‌تر می‌کند و ممکن است هزینه‌های اضافی به همراه داشته باشد.
- رعایت مقررات: در برخی موارد، سوییچ بارنامه ممکن است مشمول مقررات خاصی باشد که شرکت حمل و نقل باید از آن‌ها آگاه باشد.
نکات تکمیلی برای دریافت نرخ دقیق
علاوه بر شش عامل اصلی ذکر شده، در نظر گرفتن نکات زیر نیز می‌تواند به شما در دریافت نرخ حمل و نقل دقیق‌تر کمک کند:
- ارائه اطلاعات در قالب ساختاریافته: سعی کنید اطلاعات خود را به صورت منظم و در قالب یک درخواست کتبی (ایمیل یا فرم آنلاین) ارائه دهید. این کار از ابهام و از قلم افتادن جزئیات جلوگیری می‌کند.
- درخواست جزئیات هزینه: از شرکت حمل و نقل بخواهید تا جزئیات کامل هزینه‌ها را ارائه دهد، از جمله هزینه پایه حمل، هزینه‌های بندری، هزینه‌های سوخت، هزینه‌های بیمه (در صورت درخواست) و هرگونه هزینه اضافی دیگر.
- مشخص کردن شرایط تحویل (Incoterms): اینکوترمز مجموعه‌ای از اصطلاحات استاندارد بین‌المللی است که مسئولیت‌ها و هزینه‌های مربوط به حمل و نقل کالا بین خریدار و فروشنده را تعیین می‌کند. مشخص کردن اینکوترمز در درخواست نرخ می‌تواند به جلوگیری از سوءتفاهم‌ها کمک کند.
- ارائه مهلت تحویل (در صورت وجود): اگر برای تحویل محموله خود مهلت خاصی دارید، آن را به شرکت حمل و نقل اطلاع دهید. این موضوع ممکن است بر انتخاب نوع حمل و نقل و در نتیجه، نرخ آن تأثیر بگذارد.
- درخواست بیمه حمل و نقل (در صورت نیاز): اگر می‌خواهید محموله خود را در برابر خطرات احتمالی در طول حمل و نقل بیمه کنید، این موضوع را در درخواست نرخ خود ذکر کنید.
- شفافیت و صداقت: در ارائه اطلاعات مربوط به محموله خود صادق باشید. ارائه اطلاعات نادرست در مورد وزن، ابعاد یا محتویات کالا می‌تواند منجر به جریمه و هزینه‌های اضافی شود.
- مقایسه نرخ‌ها از چندین ارائه‌دهنده: قبل از نهایی کردن قرارداد، از چندین شرکت حمل و نقل یا فورواردر استعلام قیمت بگیرید و نرخ‌ها و خدمات آن‌ها را با یکدیگر مقایسه کنید.
دریافت نرخ حمل و نقل دقیق نیازمند توجه دقیق به جزئیات و ارائه اطلاعات کامل و صحیح است. با درک عوامل کلیدی مانند بندر بارگیری و مقصد، ماهیت کالا (همراه با HS Code)، حجم، شیوه حمل و نیاز به سوییچ بارنامه، می‌توانید فرآیند استعلام نرخ را تسهیل کرده و از دریافت قیمت‌های غیردقیق و هزینه‌های پنهان جلوگیری کنید. به یاد داشته باشید که شفافیت، دقت و ارائه اطلاعات ساختاریافته، کلید ایجاد یک همکاری موفق با ارائه‌دهندگان خدمات حمل و نقل و اطمینان از حمل و نقل کارآمد و مقرون به صرفه کالاهای شما است. با پیروی از راهنمایی‌های ارائه شده در این مقاله، می‌توانید با اطمینان بیشتری در دنیای پیچیده حمل و نقل بین‌المللی گام بردارید و بهترین تصمیمات را برای کسب‌وکار خود اتخاذ نمایید.
لینک های مفید : فرم استعلام قیمت از گروه لجستیک بین المللی جمشیدبار
